Contente
- Tornando-se digital com GTD
- Por que Wunderlist? Porque agora?
- Uma Visão Geral da Wunderlist
- Fazendo listas para um sistema GTD
- Coletando Tarefas com Wunderlist
- Como Usar Adicionar ao Wunderlist
- Organizando Tarefas na Wunderlist
- Contextos
- Um lugar para tudo e tudo no seu lugar
- Fazendo as Coisas por David Allen
- Dê a sua opinião! Vote no seu aplicativo GTD favorito
Jonathan é um professor certificado que lecionou no Reino Unido e nos Estados Unidos. Ele agora trabalha como consultor de aprendizagem digital.
Tornando-se digital com GTD
Diga-me se isso soa familiar. Você está mais ocupado hoje do que nunca, e os limites entre o trabalho e a casa estão irrevogavelmente confusos. Você tem inúmeras coisas para fazer e nunca parece haver tempo suficiente para fazer nem mesmo a metade delas. Seu cérebro está cheio de coisas que você não quer esquecer e você tem pouco tempo para pensamentos originais ou atos espontâneos de criatividade. Então, você faz listas, mas na maioria das vezes as listas que você cria para aliviar sua ansiedade simplesmente aumentam.
Soa familiar? Nesse caso, você não está sozinho. Este era eu antes de começar minha jornada com um sistema de mudança de vida chamado Getting Things Done (GTD). É um sistema que foi criado por David Allen para corrigir todos os problemas acima e, para muitas pessoas, inclusive eu, é nada menos que uma dádiva de Deus. O livro foi publicado originalmente há quase 15 anos e era basicamente baseado em um sistema centrado em papel com arquivos físicos e pastas para ajudá-lo a organizar sua vida. Uma nova edição foi lançada recentemente para mantê-lo atualizado com os mais recentes avanços em tecnologia.
No entanto, para mim, a nova versão do livro não foi suficientemente longe. Por quê? O sistema é sólido como uma rocha e funciona bem como sempre, mas eu uso muito pouco papel no dia a dia, então precisava de algo para me ajudar a implementar GTD em um ambiente puramente digital. Resumindo, eu precisava ficar sem papel. Existem muitas ferramentas digitais que são capazes de facilitar isso, mas depois de muita deliberação, optei pelo Wunderlist.
A seguir está uma explicação de como eu uso o Wunderlist para implementar GTD em meu fluxo de trabalho. Não é um resumo de como começar a fazer as coisas. Em vez disso, é um exemplo de implementação digital. O seu pode parecer diferente. Esta é, em muitos aspectos, uma visão pessoal de Getting Things Done, mas é fiel ao conceito original.
Por que Wunderlist? Porque agora?
Eu uso o Wunderlist como gerenciador de tarefas há vários anos, mas só recentemente decidi que seria o ajuste perfeito para minha missão GTD. Por quê? Meus critérios eram curtos, mas ao mesmo tempo exigentes. Aqui está o que eu queria:
- Fácil de usar
- Plataforma cruzada
- Ótimo design
- Lembretes / datas de vencimento
- Livre para usar
Observei várias ferramentas, mas apenas o Wunderlist foi capaz de atender à maioria das minhas necessidades na maior parte do tempo. Adoro poder acessá-lo em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. No entanto, igualmente importante é que ele simplesmente funcione. Existem poucos bugs ou problemas de sincronização entre dispositivos, se houver algum. Para mim, isso significa que confio 100%. Esse nível de confiança é a chave para qualquer implementação GTD.
Uma Visão Geral da Wunderlist
Fazendo listas para um sistema GTD
Eu costumava ter um grande número de listas no Wunderlist. Agora, tenho sete. Cada lista é de alguma forma baseada nas listas recomendadas por David Allen em seu livro. Eles são:
- Caixa de entrada
- Projetos
- Próximas ações: Trabalho
- Próximas ações: Outras
- Esperando por
- Algum dia talvez
- Ler / Assistir mais tarde
Se você já usou o sistema GTD, as listas acima devem ser familiares para você. Eu divido "Próximas ações" em Trabalhos e Outro, que significa essencialmente trabalho e casa, mas tenho muitas coisas acontecendo fora de casa e do trabalho, então decidi nomear esta lista com um rótulo genérico adequado.
Considerei usar o Pocket para a lista "Ler / Assistir mais tarde". O Pocket é uma ferramenta de bookmarking gratuita e multiplataforma que permite salvar coisas para ler mais tarde em quase qualquer dispositivo. Portanto, em muitos aspectos, essa seria a ferramenta ideal, mas eu queria manter essa lista de links mais perto de casa, e uma parte visível da revisão semanal, então fiz uma lista para eles no Wunderlist. A maioria dos itens nesta lista são páginas de sites, mas você pode adicionar PDFs e outros arquivos conforme necessário.
No entanto, recorri a uma ferramenta externa para concluir a configuração do GTD. Para materiais de suporte de projeto, eu uso o OneNote, principalmente porque geralmente consiste em links da web e a extensão do navegador Adicionar ao Wunderlist permite apenas adicionar coisas a uma lista, em vez de uma tarefa. Eu também não conseguia pensar em uma maneira de organizar tudo o que precisava no Wunderlist sem comprometer o mantra das próximas etapas que está associado aos projetos em andamento. O OneNote permite adicionar notas, recortes da web, arquivos de dados, gravações de áudio e muito mais com facilidade, e funciona em vários dispositivos.
Coletando Tarefas com Wunderlist
Existem muitas maneiras de capturar seus pensamentos, ideias e recursos no Wunderlist. Se estou no meu smartphone ou tablet, uso o aplicativo móvel Wunderlist. Wunderlist tem aplicativos para iPhone, iPad, Android e Kindle Fire, portanto, há um aplicativo disponível para cada uma das plataformas móveis mais populares. Também existe um aplicativo para Macs e outro para Windows. Chrome e Usuários do Chrome OS pode tirar proveito do aplicativo de desktop Chrome empacotado que funciona tanto offline quanto online.
Outra ótima maneira de inserir coisas em sua Wunderlist é a extensão do navegador Adicionar à Wunderlist, que está disponível para Chrome, Firefox e Safari. Com apenas um clique do mouse, você pode adicionar rapidamente conteúdo baseado na web à sua caixa de entrada. Você também pode usar Adicionar ao Wunderlist no iOS por meio do menu de compartilhamento se tiver o iOS 8 ou posterior instalado em seu dispositivo.
Por último, o recurso Mail to Wunderlist permite enviar um e-mail direto para a caixa de entrada do Wunderlist. Depois de habilitar Mail to Wunderlist nas configurações de sua conta, você pode enviar qualquer e-mail para sua lista, encaminhando-o para [email protected]. Se você enviá-lo do endereço de e-mail associado à sua conta Wunderlist, ele aparecerá magicamente em sua caixa de entrada com o título do assunto do e-mail como a tarefa, enquanto o corpo do e-mail será adicionado como uma nota. Mail to Wunderlist pode ser ótimo para encaminhar e-mails que você deseja transformar em tarefas.
Os usuários do Outlook também podem usar o Wunderlist para Outlook. Este suplemento simples faz praticamente a mesma coisa, mas oferece muito mais controle sobre a lista à qual você adiciona o e-mail. Wunderlist para Outlook está disponível para Outlook 2013 ou posterior, bem como Outlook na web.
Como Usar Adicionar ao Wunderlist
Organizando Tarefas na Wunderlist
Todas as tarefas, pensamentos e ideias que adiciono ao Wunderlist iniciam a minha caixa de entrada. Este é o meu balde "pega tudo". Tudo entra aqui, não importa o quão aleatório seja o pensamento. Os itens da caixa de entrada são classificados em outras listas quando tenho tempo. Algumas tarefas são descartadas se não forem mais relevantes ou acionáveis. Os materiais do projeto raramente chegam à minha caixa de entrada porque, em vez disso, eu os adiciono diretamente ao OneNote.
Eu uso as subtarefas no Wunderlist para adicionar as próximas etapas para Projetos. Ocasionalmente, também usarei a seção de notas para dar mais detalhes ou explicação sobre a natureza do projeto, mas isso não é algo que eu faço muito. Se desejar, você pode adicionar arquivos a tarefas no Wunderlist. A versão gratuita limita você a um tamanho máximo de arquivo de 5 MB, mas o Wunderlist Pro remove essa restrição.
Lembretes e datas de vencimento podem ser adicionados a tarefas ou projetos que precisam deles. David Allen fala sobre manter as tarefas sensíveis ao tempo exclusivamente em seu calendário, mas as minhas acabam em ambos os lugares devido ao URL do Wunderlist Calendar Feed que pode ser usado para adicionar suas tarefas ao Outlook, iCal, Google Calendar ou outros calendários baseados na web automaticamente.
Contextos
No sistema GTD, contextos são a capacidade de classificar suas tarefas por tipo, dependendo do humor, local ou horário que você tem disponível. No Wunderlist, eu uso hashtags para designar meus contextos. Em vários pontos, terei contextos como #mileage, #phonecall, #email, #blogpost, #hubpages, etc. Tudo o que você precisa fazer é adicionar uma hashtag à tarefa inserida, e o Wunderlist permitirá que você classifique por um específico hashtag simplesmente clicando ou tocando naquela que você deseja ver. Isso exibe todas as tarefas com essa hashtag e permite que você trabalhe em um grupo específico de tarefas. É rápido e eficiente.
Um lugar para tudo e tudo no seu lugar
Wunderlist foi recentemente adquirido pela Microsoft, mas é business as usual para este aplicativo de produtividade popular. A Microsoft declarou que está comprometida em manter o aplicativo em execução e em atualizá-lo com novos recursos em um futuro próximo, então essa é uma boa notícia considerando quanto tempo e confiança você precisa investir em um aplicativo GTD.
Wunderlist é um ajuste natural para GTD, mas ao mesmo tempo eu percebo que algo tão importante sempre será uma questão de preferência pessoal. Outras opções estão listadas na enquete abaixo, mas eu adoraria ouvir o que funciona melhor para você na seção de comentários.
Fazendo as Coisas por David Allen
Dê a sua opinião! Vote no seu aplicativo GTD favorito
Este artigo é preciso e verdadeiro, de acordo com o melhor conhecimento do autor. O conteúdo é apenas para fins informativos ou de entretenimento e não substitui aconselhamento pessoal ou consultoria profissional em questões comerciais, financeiras, jurídicas ou técnicas.
